Los viajeros de negocios deben mantener un registro de todos los gastos Esto es de suma importancia, ya que puede afectar directamente a la empresa. Para seguir el rastro de estos gastos, ciertas organizaciones utilizan herramientas para hacer reservaciones desde el celular y también rastrear los recibos. Sin embargo, no todos tienen estas costumbres.
Por eso, en este artículo te indicamos algunos consejos para ahorrar y puedas administrar los gastos de la mejor manera.
Informar sobre las políticas de viajes de la empresa
Es esencial que todos en la empresa conozcan las políticas de viajes y reembolso. Esto puede parecer obvio, pero saber exactamente qué pueden reservar dentro de la póliza y qué tipo de información necesitarán proporcionar al regresar, hará que completar esos informes de gastos sea mucho más rápido.
Registrar los detalles
Los viajeros de negocios no sólo deben guardar todos los recibos asociados con su viaje, sino que también realizar notas que incluyan cuándo, dónde, quién y por qué de la compra. Estos detalles serán de mucha ayuda al llenar el informe de gastos.
Enviar el informe de gastos lo antes posible
Lo ideal sería enviar el informe de gastos dentro de las 48 horas posteriores al regreso del viaje, con la finalidad de tener todos los detalles de los gastos muy frescos.
Dar a conocer tips y consejos
Aconseja tips fáciles y rápidos de recordar, como tener un sobre o carpeta especial para los recibos, itinerarios, facturas y todos los demás documentos asociados al viaje. Esto evita que se mezclen con los gastos personales. Mejor aún sería tener una tarjeta exclusiva para viajes de negocios, con la cual se podrá tener todos los gastos organizados desde el principio.
Considerar el calendario anual al planificar un viaje
Cada empresa es diferente, pero algunas dan presupuestos de viaje anuales a sus empleados. Si es tu caso, asegúrate de revisar el presupuesto anual y planificar con anticipación algunos viajes, de esta manera podrás ahorrar algo de dinero mediante la reserva anticipada de boletos de avión, hotel y reservas de automóvil.
Comparar tarifas aéreas con varias aerolíneas
Es posible encontrar un vuelo más barato, o quizás a una hora más conveniente. Durante la temporada alta de viajes (fines de semana y feriados), los aeropuertos más pequeños estarán menos concurridos y pueden tener opciones de vuelo más baratas.
Esperamos que estos consejos te permitan tener un mayor ahorro y una mejor organización en la gestión de gastos corporativos. Recuerda que la planeación es clave para tener una buena experiencia de viaje.
